Agil HR – Vad är det?

Agil HR

I Agil HR arbetar vi i korta iterationer med fokus på planering, genomförande, utvärdering och förbättringar. Syftet är att snabbt kunna anpassa oss till förändringar, minska risker och höja kvaliteten i vårt arbete. Feedback spelar en avgörande roll och hjälper oss att göra nödvändiga justeringar, möta behov, främja lärande och hantera potentiella risker och flaskhalsar. Agil HR kan delas upp i två delar: ”Agilt för HR” beskriver hur vi tänker och arbetar inom HR-organisationen, medan ”HR för Agilt” beskriver hur vi stöder vår organisation i att använda Agila tankesätt och arbetsmetoder.

 

Introduktion

Traditionellt har HR haft en tendens att skapa processer som är statiska och standardiserade, med tanken att de ska passa alla situationer och chefer inom organisationen. Problemet är att vår värld förändras i en rasande takt, dessa processer blir snabbt obsoleta och är svåra att anpassa till det som händer runt omkring oss.

 

I den här artikeln kommer jag att gå in i de viktigaste principerna för Agil HR dess fördelar, utmaningar och hur du kan börja införa det i din organisation.

 

Vad är Agil

Agilt handlar i grunden om att jobba smart och bygger från början på fyra värderingar och tolv principer. Istället för att göra allt på en gång tar vi små steg och jobbar tillsammans för att bli bättre. Ursprungligen kommer det från mjukvaruutvecklingen men nu använder vi det inom alla branscher och avdelningar i våra organisationer.

 

Tanken är att vi vill utveckla saker som verkligen passar vad folk behöver och vill ha. Om vi märker att vi kan göra något bättre ändrar vi det snabbt. Tänk dig att du bygger något med LEGO, om ett LEGO-block inte passar, tar du bort det och sätter ett annat som passar bättre.

 

Det här sättet att arbeta på är framförallt värdeskapande när förutsättningarna förändras snabbt och vi löser komplexa problem, när vi inte vet exakt hur slutprodukten kommer se ut. Istället för att utveckla i långa och stora projekt och i slutet inse att det inte fungerar tar vi små steg och förbättrar allteftersom och utgår får vad kunden/brukaren behöver och vill ha.

 

Introduktion till Agil HR

Agilt är inte målet i sig utan medlet som kan ta oss mot målet. Därför är det viktigt att börja med att fundera på vilken effekt vi vill uppnå, sedan kan man öppna den Agila verktygslådan bestående av olika metoder och processer som kan anpassas efter behov. Det handlar alltså inte om ETT bästa sätt att arbeta på utan en användarcentrerad metodik med fokus på lärande och prestigelöshet.

 

Nyckelprinciper för Agil HR

 

Människocentrerat arbetssätt

I Agil HR har vi människan i fokus i allt vi gör. Vi lägger stor vikt att förstå och tillgodose behov men också röja hinder för att bidra till att medarbetarna skall kunna leverera värde till användare/slutkund genom tidiga och kontinuerliga leveranser. Detta innebär att våra arbetsmetoder behöver vara användarcentrerade. Vi värdesätter därför medarbetardelaktighet, kontinuerlig feedback, tillit, främjande av goda relationer och arbetsmiljö.

 

I allt vi gör bör vi ställa oss frågan, på vilket sätt bidrar detta med värde till våra medarbetare,  kunder och interaktioner?

 

Anpassningsbar planering/ Hypotesbaserat arbete

När vi löser komplexa problem kan vi inte längre ha svaren från start. Vi behöver därför tänka som en forskare och se arbetet som ett lärandeproblem snarare än ett utförandeproblem. Att anta en hypotesbaserad metod kan hjälpa oss på vägen.

 

Vilken effekt vill du uppnå? Formulera och testa antaganden tidigt med användare och stakeholders, samla data, genomför piloter/tester, analysera, förbättra och utveckla.

 

I allt vi gör bör vi ställa oss frågan, hur kan vi testa och lära oss snabbt och säkerställa att vi lägger tid och energi på “rätt” saker? 

 

Tvärfunktionellt samarbete/gemensamt skapande

Traditionellt har HR-avdelningar arbetat i sina egna specialiserade områden. Inom Agil HR strävar vi efter samarbete och snabba beslut som inte är beroende av enskilda personer. Vi arbetar i team och fokuserar på de uppgifter som skapar mest värde, stöttar ett högt deltagande samt engagemang. Det kräver både djup kompetens inom vårt område men också en bredare förståelse för HR som helhet. Vi behöver också samverka mer med hela organisationen.

 

I allt vi gör bör vi fråga oss vad vi vill uppnå och om vi arbetar på bästa sätt för att utnyttja den kollektiva intelligensen och mångfalden i gruppen?

 

Feedback och kontinuerlig förbättring

I Agil HR arbetar vi i korta iterationer med fokus på planering, genomförande, utvärdering och förbättringar. Syftet är att snabbt kunna anpassa oss till förändringar, minska risker och höja kvaliteten i vårt arbete. Feedback spelar en avgörande roll och hjälper oss att göra nödvändiga justeringar, möta behov, främja lärande och hantera potentiella risker och flaskhalsar.

 

I allt vi tar oss an bör vi tänka stort, börja smått och lära oss snabbt.

 

Visualisering och transparens

Visualisering och transparens är centrala inom agilt arbete eftersom de främjar en gemensam förståelse och skapar tydlighet, effektivare kommunikation och engagemang. Det hjälper oss att snabbare kunna reagera på förändring, förbättra våra arbetsmetoder och hjälpas åt.

 

I allt vi gör bör vi fråga oss, hur kan vi visualisera detta och är det tydligt för alla?

 

Fördelar med Agil HR

  •  Agila arbetsmetoder ökar kommunikation och delaktighet. Detta kan bidra till att individen känner sig värdefull och att hens åsikter och idéer har betydelse.
  • Tydliga syften och mål. I agilt arbete sätter vi tydliga och mätbara mål för varje arbetscykel. Det bidrar till klarhet kring vad som förväntas av mig som medarbetare men också en meningsfullhet i form att jag ser vad mitt arbete bidrar till.
  • Kortare feedbackloopar minskar risk och ökar lärande men ger också snabbare resultat och kortare ledtider.
  • Minskad byråkrati och färre möten. Detta resulterar i mindre stress och mer tid för det arbete som verkligen är meningsfullt och värdeskapande.
  • Fokus på samarbete.  Detta främjar en positiv arbetskultur och ökar medarbetarnas känsla av samhörighet och gemenskap.

 

Utmaningar att beakta

Agilt har blivit ett buzzword och kommersialiserat och säljs ofta som en silverbullet. Så är det såklart inte. Agila arbetssätt och metoder funkar väl när vi löser komplexa problem men behöver tex inte användas vid enklare arbete där vi vet hur slutprodukten kommer se ut, såsom transaktionell HR, exempelvis löneutbetalningar.

 

Det finns flera vanliga utmaningar med att införa agilt arbete. För det första krävs engagemang och förståelse från alla inom organisationen, särskilt från ledningsgruppen.  Att ställa om till agilt arbetssätt är inte bara att börja arbeta enligt en metod, det handlar om att att anpassa hela företagskulturen och styrfilosofierna (om man vill transformera hela organisationen) vilket kräver tid och tålamod. Det kan också vara svårt att hantera krav och förväntningar från olika intressenter vilket kan leda till osäkerhet och frustration. Många lever dessutom i hybridorganisationer, traditionella arbetssätt blandat med agila vilket ibland ökar arbetsbelastningen för de enskilda medarbetarna.

 

Tips för att komma igång med Agil HR

För att påbörja din Agila HR-resa, överväg följande steg:

  • Börja i liten skala, prova på nya sätt att arbeta och experimentera, ex daily stand up, KanBan etc
  • Hitta ett projekt där ni kan testa att börja arbeta agilt
  • Ta hjälp, du behöver inte kunna allt själv.
  • Utbilda dig för att komma igång
  • Glöm inte att förändring tar tid, var snäll mot dig själv och ge inte upp.
  • Hitta förebilder som du kan inspireras av
  • Hitta andra med samma intresse och drivkraft som du kan inspireras och dela erfarenheter med.

 

Vill du lära dig mer?

 

HR kan driva den Agila transformationen, ni är fantastiska och har en otrolig kunskap om människor!